Este capítulo no pretende ser un
completo manual del uso de la hoja de cálculo. Veremos en cambio únicamente un
ejemplo con el propósito de que el lector sea capaz de generalizar las técnicas
empleadas y hacer uso de la ayuda del programa para ampliar sus conocimientos.
Para ejecutar Calc vaya a
Aplicaciones -> Oficina ->OpenOffice.org Spreadsheet o bien desde
cualquiera de las aplicaciones del pa quete seleccione Archivo -> Nuevo Hoja de
cálculo
Nos aparece entonces la ventana
principal de la aplicación, con el estilo habitual de distribución de
herramientas de OpenOffice.org. Lo más llamativo es que el espacio de trabajo
no es una página en blanco, como estábamos acostumbrados, sino una inmensa
tabla dividida en filas y columnas. Cada una de las casillas que se forman en
la intersección de columnas con filas se conoce con el nombre de celda. Cada
celda tiene una dirección que resulta de combinar la letra de la columna con el
número de la fila. Así a la primera celda empezando por la izquierda nos referiremos
con el nombre "celda A1".
Crearemos una hoja de cálculo muy
sencilla como ejemplo que nos sirva para acercarnos a las posibilidades de esta
aplicación.
La idea es recoger en un cuadrante
las temperaturas máximas y mínimas a lo largo de un año y obtener
automáticamente las diferencias, así como las medias anuales.
Pulsamos sobre la primera celda y
tecleamos "Temperaturas mensuales. Año 2004" , a modo de
título para nuestra tabla. Escribimos los meses en la primera columna, a partir
de la tercera fila y titulamos la segunda, tercera y cuarta columnas como Máxima,
Mínima y Diferencia , respectivamente. Por último introducimos el valor de
cada temperatura máxima y mínima en la fila del mes correspondiente.
Procedemos ahora a configurar el
aspecto de cada uno de los elementos de nuestra hoja.
Seleccionamos las celdas que
contienen los meses, pulsando sobre el mes de enero y arrastrando el cursor hasta
diciembre, de modo que todo el bloque se presente en modo vídeo invertido.
Accedemos al menú contextual del botón derecho y elegimos Formatear celdas,
obteniendo una ventana con diferentes pestañas donde establecer los atributos
del conjunto de celdas seleccionado.
Decidiremos el tipo, tamaño, estilo
y color de fuente, la alineación del texto en relación con la celda que ocupa,
los atributos de las líneas de separación entre celdas, etc.
Todas estas características se
encuentran accesibles bajo la pestaña correspondiente en esta ventana de
formato de celdas.
Por este procedimiento podemos
establecer y modificar el aspecto de la tabla tantas veces como sea necesario
hasta conseguir los resultados deseados.
Lógicamente la funcionalidad
esencial de esta aplicación consiste en realizar automáticamente ciertas tareas
de cálculo, a partir de unos datos introducidos manualmente. Por lo tanto, la
columna correspondiente a las diferencias de temperatura se calculará en base a
los valores de las columnas anteriores. Una forma sencilla de conseguirlo
consiste en introducir en la barra de fórmulas, con la celda D3
seleccionada, "=B3-C3", es decir, le indicamos a Open Calc
que obtenga el valor de la celda D3 como diferencia de los valores que
contienen las dos celdas anteriores de su fila. El resto de celdas de la
columna Diferencia siguen la misma secuencia y por tanto no tenemos que
volver a escribir la fórmula, sino que haremos lo siguiente:
1. Hacemos clic en la celda C3
2. Llevamos el puntero del ratón al
borde inferior derecho de la celda, hasta que el cursor adopte la forma de una
cruz.
3. Hacemos clic ahí, arrastramos
hasta la celda C15 y soltamos el clic.
Calc realizará un pegado
inteligente de la fórmula y establecerá como pauta para obtener el valor de
cada celda la diferencia entre las dos anteriores de su fila. A partir de este
momento, cualquier alteración que se produzca en las columnas de Máximas
o Mínimas tendrá su reflejo automático en la columna Diferencia.
Como ejemplo de funciones más
complejas totalizaremos en la última fila los valores medios anuales de cada
tipo de temperatura. Para ello podemos utilizar el Asistente de funciones:
1. Haga clic en la celda donde
quiere insertar la fórmula, en nuestro caso la B14
2. Pulse en el botón de la barra de
funciones marcado con el símbolo f(x). Esto iniciará el asistente de
funciones.
3. En la columna de la izquierda
seleccione Promedio y pulse Siguiente.
4. Junto al campo de texto
etiquetado como número 1, verá un pequeño cuadrado con una flecha verde,
pulse ahí. Volverá a la hoja de cálculo.
5. Seleccione ahora el conjunto
de celdas al que quiere aplicar la función Promedio. Para ello haga
clic en la primera celda, en nuestro caso B3, y arrastre hasta la última, B14
en el ejemplo. Pulse la tecla Intro.
6. Finalmente pulse el botón Aceptar
para cerrar el asistente y aplicar la fórmula.
Haga lo mismo para los rangos de
celdas desde C3 hasta C14 para las Mínimas y D3 hasta la D 14 para la Diferencia.
O, para mayor rapidez pulse en la esquina inferior derecha de la celda B15 y
arrastre lateralmente hasta D15.
Ahora podemos continuar dando
formato a la hoja de un modo bastante similar a como lo haríamos con una tabla
de Writer. El título de esta tabla debería situarse en una posición centrada en
la parte superior, para ello seleccionamos las cuatro primeras celdas de la
primera fila y elegimos la opción Formato -> Unir celdas del menú general de
Open Calc.
Otra de las características más
apreciadas de este programa es la posibilidad de generar gráficos estadísticos
a partir de una serie de datos. Para crear un diagrama de la forma más sencilla
siga estos pasos:
1. Seleccione el área donde se
encuentran los valores incluyendo los títulos de las filas y columnas que deban
aparecer en el gráfico. En nuestro ejemplo significa que debemos seleccionar
desde A2 a B15
2. Vaya al menú Insertar ->
Diagrama. Se inicia el Asistente para diagramas
3. Asegúrese de que están marcadas
las opciones Primera fila y Primera columna como etiqueta y pulse Siguiente.
4. En esta pantalla y la siguiente
configure el tipo de gráfico que prefiera.
5. Finalmente indique el título del
diagrama y la leyenda que debe aparecer en los ejes de coordenadas y pulse
Crear.
De esta manera tan sencilla hemos
generado una representación visual de los datos de nuestra hoja. Probablemente,
aún sea necesario realizar algunos ajustes para adaptar su aspecto y sus
características.
Podemos cambiar la ubicación del
gráfico dentro de la hoja sin más que arrastrarlo con el cursor y situarlo en
la posición deseada. También podemos cambiar su tamaño utilizando los
manejadores como si de una imagen se tratara.
Si pulsamos dos veces sobre el
diagrama cambiará el aspecto de la ventana y entraremos en un entorno de
edición para modificar los atributos del gráfico, tanto los relativos a las
líneas y al texto como el tipo y el estilo global, hasta el punto de que
podemos generar un diagrama totalmente diferente.
Ya hemos completado este sencillo
ejemplo y tenemos elaborada nuestra hoja de cálculo con su gráfico asociado, de
manera que, si alteramos los valores introducidos en las celdas,
automáticamente se modificaría el aspecto del diagrama actualizándose y reflejando
las nuevas cantidades.
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